Essen & Trinken
Festwirtschaft: Ausschank, Marken und Abrechnung
Zwischen Fassanstich und Schlussbilanz liegen Tausende Einzelvorgänge. Wer sie nicht ordnet, merkt erst im Herbst, dass das Fest Geld gekostet hat.
Die Festwirtschaft ist der Teil des Fests, über den am wenigsten geschrieben und am meisten gestritten wird. Sie finanziert Musik, Zelt und Schmuck, und sie tut das mit einer Marge, die kleiner ist, als Außenstehende vermuten. Zwischen Einkaufspreis und Abgabepreis liegen Schwund, Personal, Kühlung, Gebühren und ein Wetterrisiko, das sich nicht versichern lässt.
Wer eine Festwirtschaft plant, rechnet deshalb nicht mit einem Preis, sondern mit einer Kette von Annahmen. Je genauer diese Kette dokumentiert ist, desto ruhiger verläuft die Nachbesprechung.
Einkauf und Schwund
Der Einkauf richtet sich nach Erfahrungswerten aus den Vorjahren, korrigiert um Wetterprognose und Wochentagslage. Zwei Größen sollte jede Kalkulation ausweisen: die erwartete Absatzmenge und den Schwund. Schwund entsteht durch Schaum beim Zapfen, Bruch, Freigetränke für Helfer und Restbestände, die nicht zurückgehen. Wer ihn nicht einplant, findet ihn später in der Bilanz.
| Posten | Wird oft vergessen |
|---|---|
| Getränkeeinkauf | Pfand, Kühlung, Rücknahme unangebrochener Fässer |
| Schwund | Schaum, Bruch, Helferverzehr, Restmengen |
| Personal | Schichtwechsel, Verpflegung, Versicherung der Helfenden |
| Technik | Strom, Kühlwagen, Zapfanlage, Reinigung der Leitungen |
| Abgaben | Musikanmeldung, Genehmigungen, Abfallentsorgung |
| Wetterrisiko | Rücklage, weil ein Regentag den Absatz halbiert |
Warum Wertmarken die Arbeit halbieren
Wertmarken sind kein Relikt, sondern ein Werkzeug. Sie trennen den Zahlvorgang vom Ausschank: An der Theke wird nur noch getauscht, nicht gerechnet. Das beschleunigt die Ausgabe erheblich, reduziert Fehlbeträge und macht die Abrechnung nachvollziehbar, weil jede ausgegebene Marke gezählt wurde.
Drei Punkte entscheiden über den Erfolg: eine ausreichende Zahl an Verkaufsstellen, klar unterscheidbare Farben je Wert und eine Regel für nicht eingelöste Marken. Wer sie am Dienstag noch in der Tasche hat, löst sie in vielen Orten in den Gaststätten ein. Das ist kein Zufall, sondern eine Absprache, die dem Ort einen zusätzlichen Abend bringt.
Personal und Schichten
Eine Festwirtschaft lebt von Ehrenamt, und Ehrenamt lebt von planbaren Schichten. Vier Stunden sind eine gute Länge, sechs sind das Maximum, danach steigen Fehler und Schwund messbar. Jede Schicht braucht eine verantwortliche Person, eine Übergabe und eine kurze Zählung an der Kasse. Wer nur zwei Zählungen pro Tag macht, kann später keinen Fehler mehr eingrenzen.
Wie Vereine diese Schichten besetzen und warum die Verteilung wichtiger ist als die Zahl der Mitglieder, steht im Text über das Organisieren des Vereinslebens.
Die Abrechnung
Die Schlussrechnung entsteht nicht am Mittwoch, sondern parallel: jeden Abend die Kasse zählen, jeden Morgen den Bestand aufnehmen, jede Lieferung quittieren. Am Ende stehen drei Zahlen nebeneinander, die zusammenpassen müssen: ausgegebene Marken, eingelöste Marken und verkaufte Menge. Weichen sie stark voneinander ab, liegt der Fehler fast immer bei einer nicht dokumentierten Freigabe.
Wer diese Disziplin hält, kann im Verein offen über Zahlen reden. Und das ist am Ende wichtiger als jeder einzelne Euro, denn das nächste Fest wird von denselben Leuten gestemmt.