Vereinsleben
Vereinsnewsletter: Mitglieder wirklich erreichen
Der Verteiler ist gepflegt, der Text ist geschrieben, und trotzdem weiß am Festtag niemand Bescheid. Woran das liegt und was hilft.
Jeder Verein hat das Problem: Die Information ist verschickt, und am Festtag steht trotzdem die Hälfte der Schichten offen. Das liegt selten am Kanal und fast immer am Rhythmus und am Inhalt. Vereinspost, die regelmäßig kommt und nichts verlangt, wird nicht mehr geöffnet.
Rhythmus: selten, aber verlässlich
Vier bis sechs Aussendungen im Jahr sind für die meisten Vereine die richtige Zahl: eine im Winter mit den Beschlüssen und Terminen, eine im Frühjahr mit der Aufgabenverteilung, eine unmittelbar vor dem Fest mit Schichtplan und Ablauf, eine danach mit Dank und Nachbesprechung. Wer häufiger schreibt, muss mehr zu sagen haben, sonst sinkt die Aufmerksamkeit für alle folgenden Sendungen.
Wichtiger als die Zahl ist die Verlässlichkeit. Wenn die Post vor dem Fest immer in derselben Woche kommt, wird sie erwartet.
Was in eine Aussendung gehört
- Ein Termin, der in den Kalender übernommen werden kann.
- Eine Bitte, konkret und mit Frist, nicht als allgemeiner Aufruf.
- Eine Zahl, die Auskunft gibt: offene Schichten, Stand der Kasse.
- Ein Name mit Telefonnummer für Rückfragen.
- Ein kurzer Text, der nicht nach Verwaltung klingt.
Der Verteiler ist die eigentliche Arbeit
Adressen veralten schnell, und ein Verteiler mit zwanzig Prozent toten Einträgen erzeugt ein falsches Bild davon, wie viele Menschen erreicht werden. Einmal im Jahr durchgehen, Rückläufer notieren, Neumitglieder aufnehmen, Austritte löschen: eine Stunde Arbeit, die den Unterschied zwischen gefühlter und tatsächlicher Reichweite ausmacht.
Für den elektronischen Versand gilt zusätzlich: Es braucht eine nachweisbare Einwilligung, eine einfache Möglichkeit zum Abbestellen und einen sparsamen Umgang mit den Daten. Wer Adressen ins offene Kopiefeld setzt, gibt sie an alle Empfänger weiter, und das ist der häufigste Fehler in Vereinspost.
Drei Kanäle, drei Aufgaben
Post, elektronische Nachricht und Aushang erreichen unterschiedliche Gruppen und sollten unterschiedliche Aufgaben haben. Die Post trägt das Jahresthema und die Einladung zur Versammlung. Die elektronische Nachricht trägt kurzfristige Änderungen. Der Aushang trägt das, was ohnehin jeder sieht, der vorbeikommt: Termine und offene Schichten.
Wer alle drei mit demselben Text bespielt, verliert die Wirkung jedes einzelnen. Und wer den Schichtplan nur elektronisch verschickt, verliert genau die Mitglieder, die am zuverlässigsten kommen.
Nach dem Fest schreiben
Die wichtigste Aussendung ist die letzte des Jahres. Sie nennt Zahlen, dankt namentlich und sagt, was im nächsten Jahr anders wird. Sie ist die einzige Gelegenheit, in der ein Verein ungefragt Auskunft gibt, und sie entscheidet darüber, wie viele Menschen sich im Frühjahr wieder eintragen. Was in dieser Nachbesprechung stehen sollte, steht im Text über das Organisieren des Vereinslebens, die Zahlen liefert die Abrechnung der Festwirtschaft.